Reuniones en tiempos de Teletrabajo
Uno de los desafíos a los que hacemos frente estos días, si hablamos de teletrabajo, es a la correcta realización de una reunión por videoconferencia.
Habrá quien por experiencia sea asiduo a esta situación, pero muchos otros no; por ello, hemos preparado una serie de consejos que te ayudarán a mantener alta la moral y productividad para conseguir sacarle el mayor partido a nuestras reuniones virtuales.
¡Adelante!
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Comunicación efectiva = Reuniones eficaces
Muchas veces, cuando la comunicación se entrecorta o no hay una imagen nítida en pantalla del tema que se está tratando si estamos compartiendo pantalla o utilizando una presentación, o incluso cuando el sonido no acompaña a la imagen porque hay un retraso en la comunicación, se hace complicado seguir el hilo del tema principal y no desconectar.
A esto además, si le sumamos que estando en casa las interrupciones puedes ser más frecuentes, pueden hacer que nos vayamos del tema en cuestión y que suframos de falta de concentración.
Busca un lugar tranquilo donde poder reunirte e informa a las personas de la casa que estás en una reunión, que durante una hora o el tiempo que sea no te molesten. Puedes poner carteles en la puerta, señales de stop… o lo que se te ocurra para darle la importancia a esos momentos que necesitas.
Asegúrate de que tienes buena cobertura. Prueba todo con la suficiente antelación para poder modificar en el caso de que falle algo.
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Establece una agenda para la reunión.
Aunque la reunión se realiza de forma virtual, si queremos que sea efectiva, tiene que tener los mismos puntos clave que una reunión presencial. Planificar y establecer una agenda en la que aparezcan los puntos más importantes a tratar, te ayudará a ir tomando notas y no perder el foco de la reunión si surge alguna distracción.
Además, por supuesto se debe convocar a los asistentes con la suficiente antelación, que cada persona conozco lo que tiene que aportar y es conveniente que nos aseguremos que todos conocemos el objetivo de la reunión.
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Cuida al equipo.
Muchas veces pasa que si no hay una buena gestión de la comunicación cuando se realiza teletrabajo, hay personas a las que no les llega la información trascendental, decisiones que se han tomado. Es muy sencillo repartir tareas, y es más complicado mantener una comunicación consciente y fluida. Una reunión, puede servirnos a parte de por el tema a tratar de percibir como están las personas del equipo, de recoger feedback en todo momento de que tienen la información que tienen que tener.
Hay que incitar a la participación e intentar evitar que se convierta en una conversación monopolizada, por lo que el uso de plataformas como Zoom, Skype, GotoMeeting, o WebinarJam, nos permitirán mantener a los asistentes involucrados.
Una buena manera de recoger Feedback al final de la reunión es formulando preguntas del tipo:
- ¿Qué decisiones hemos tomado durante la reunión?
- ¿Qué debemos hacer ahora cada uno de nosotros?
- ¿Cuáles son las prioridades establecidas?
Algunas recomendaciones más.
Mantener una postura erguida nos ayudará a mantenernos activos.
Usar un tono de voz alto y claro es imprescindible para que se nos entienda con claridad.
Las cámaras de nuestros dispositivos es mejor mantenerlas activadas para asegurarnos de que todos estamos atentos a la reunión; sin embargo los micrófonos, si no se van a usar, es preferible que estén silenciados. Así evitaremos ruidos molestos.
¿Qué otros consejos tienes en cuenta a la hora de realizar una reunión virtual?
Estar correctamente capacitado en habilidades y competencias interpersonales como el liderazgo o la comunicación, hará que desarrolles mejor tu carrera profesional y puedas conducir a tu equipo al éxito.
Gracias por leernos. 🙂
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