Consejos para no perder el tiempo en las reuniones de proyecto.

 
Aunque todos conocemos la importancia de ser eficientes en las reuniones, seguimos fallando en ellas.

¿Has asistido a reuniones sin tener claro el objetivo por el que se realizaba?, ¿sin saber por qué te habían convocado?.

¿Has estado en reuniones que se han transformado en conversaciones que no tenían nada que ver con el proyecto?

Aquí tienes algunos consejos para no perder el tiempo en las reuniones de proyecto.

Como project manager una de las herramientas que tenemos para dirigir el proyecto y para trabajar en equipo, son las reuniones. Tendremos que realizar reuniones dentro del entorno del proyecto para: repartir trabajo a los miembros del equipo del proyecto, para recoger estado y  el avance del proyecto, para resolver conflictos, para solucionar situaciones de crisis. Si pretendes mejorar como project manager tienes que conseguir que la mayoría de tus reuniones sean lo más productivas posibles y que nadie que trabaje contigo las vea como una pérdida de tiempo.

Las reuniones salen muy caras en cuanto a tiempo se refieren, y mucho más si además no han sido productivas. En muchas reuniones no está claro el objetivo por el que las realizamos, no se llega a tomar ningún decisión posterior, ni se realiza ninguna acción derivada de la misma.

Para demostrar esto calcula los minutos que se pierden en una reunión por empezar tarde, discusiones infructuosas, divagaciones, etc. No podemos permitirnos perder tiempo en reuniones ineficientes que no ayudan al proyecto. 

En un post anterior nos preguntábamos sobre si ¿Podemos tener reuniones eficientes en los proyectos? ,en esta ocasión queremos darte unos consejos para no perder el tiempo en tus reuniones de proyecto.

1. Prepara minuciosamente las reuniones. Objetivo claro y concreto, orden del día, información necesaria, selección de los asistentes, esquema de desarrollo, material de apoyo, tiempo previsto.
2. Indica a los asistentes claramente la hora de inicio y la hora de finalización. De esta forma todos sabrán el tiempo del que se dispone para tratar los temas de la reunión. 
3. Puntualidad. Se puntual al inicio y al final de la reunión, y acostumbra a los asistentes a que lo sean.
4. Asigna un tiempo a cada asunto y asegúrate que se cumplen.
5. Acostúmbrate a verificar las afirmaciones. Muchas veces se habla por hablar, pero si tenemos que justificar lo que se dice, lo pensaremos dos veces.
6. Evita las dispersiones. No se debe perder nunca de vista el objetivo principal por el que estamos en la reunión.
7. Reduce las divagaciones filosóficas.
8. Termina a tiempo. Siempre se agradece que se respeten los tiempos.
9. Favorece la toma de decisiones. Que de cada reunión que realicemos tengamos la sensación de que ha sido productiva y ha servido para algo.
10. Al finalizar la reunión sacar conclusiones, y asegurarnos que todos hemos entendido lo mismo. Si hay reparto de tareas, es nuestra responsabilidad como project managers el comprobar que todos saben lo que hay que hacer.

¿Algún consejo más para que los project managers seamos más eficientes en las reuniones?

Otros artículos y cursos de interés:
– Programa de mentoring para project managers, para encontrar trabajo o mejorar profesionalmente.
– Elementos clave para la puesta en marcha de una PMO.